В большинстве случаев замена материалов осуществляется в «автоматическом» порядке. Подрядчик проводит согласовательные мероприятия со стороной Заказчика относительно применения новых материалов. Соответствующие работы проводятся в устном, либо в письменном порядке (последний вариант является более предпочтительным), и не может бить спорным в принципе.

В то же время, часто возникают ситуации, при которых самопроизвольная и несогласованная с Заказчиком замена материалов может в итоге привести к тому, что Заказчик просто откажется от приёма выполненных работ. Иногда, он требуется выполнить демонтаж и провести работы, в соответствии с ранее достигнутыми договоренностями, техническими заданиями и сметой.
Естественно, что подобные «доработки» не входят в планы «Подрядчика», особенно, если договоренности достигнуты исключительно в устном порядке, без дополнительного письменного подтверждения. В то же время Заказчиком подобные доводы причисляются к необъективным, а потому, если работы не приняты, фиксируется факт просрочки по выполняемым работам, что неизменно влечёт за собой применение санкций. Иногда начисляется пеня за просрочку или же штрафы за самопроизвольное отступление от принятых технических заданий, поскольку используемые материалы не были по факту предусмотрены техническим заданием.

Необходимо отметить – согласование замены материалов должно быть двухсторонним и заблаговременным.
Существует несколько причин для принятия решения о необходимости замены материалов:

• Фактическое «снятие с производства» материала или нескольких, зафиксированных в техническом задании или сметной документации. Зачастую, сметы формируются с учётом расценок, в которых присутствуют материалы, уже не производимые или отсутствующе на рынке.
• Одна из основных причин для замены строительных материалов – невозможность своевременного изготовления, доставки или использования материала. В этом случае строительной компании необходимо в кратчайшие сроки искать, приобретать и доставлять на объект, а также пользоваться аналогами, которые имеют место быть в продаже, дабы исключить опасность срыва сроков завершения работ.
• Ещё одна распространенная причина замены материала – невозможность использования заменяемого материала в силу технологических причин, либо, если его параметры не удовлетворяют требованиям или параметрам объекта, проектного решения или ТЗ.
• Часто материал заменяют в силу экономических обстоятельств – когда аналог не уступает по техническим характеристикам основному, а стоит дешевле. Важно – технические характеристики должны быть сопоставимыми.

Как бы то ни было, согласование замены материала с последующей фиксацией самого факта – важные этапы, которым должны предшествовать следующие мероприятия. Необходимо не только официально оформить, но и отправить Заказчику письмо с указанием заменяемых материалов, а после – получить официальное согласие от Заказчика на такую замену.
Указанные мероприятия осуществляются до использования данных материалов, и даже до покупки и доставки материалу к объекту строительства.
Если говорить о письме согласования замены производственных материалов, оно формируется с учётом «стандартных» принципов.
В документе указывают как заменяющие материалы, так и те из них, которые подлежат замене. В обязательном порядке обозначается количество изделий и разделы технического задания, для которых предусмотрена соответствующая замена.
Для повышения вероятности согласования важно обосновать проводимую замену.
Некоторые ограничиваются стандартной формулировкой «в связи с производственной необходимостью», а также в обязательном порядке акцентируется внимание на важном обстоятельства – материалы не должны ничем уступать заменяемым (в некоторых случаях с указанием технических характеристик), дабы иметь чёткое представление – качество итоговых работ не ухудшиться.

К рассматриваемому официальному письму рекомендуется приложить паспортные данные к заменяющим материалам, в случае необходимости – данные представить в табличной форме, особенно, если количество материалов большое. Таблица может быть представлена в стандартном формате. Что касается заменяемого материала, то у заменяющего материала характеристики должны быть не только не хуже, но и лучше, в таком случае замена будет вполне обоснованной.
Дополнительно в письмо включают формулировку о безусловном акцепте заказчиком замены материалов. Например, если на протяжении пятидневного периода со стороны Заказчика не поступит полностью оформленных отказ от замены строительных материалов. Благодаря такому подходу удается исключить возможные риски, обусловленные несвоевременностью ответа стороны Заказчика на согласовательное письмо.
Необходимо акцентировать внимание – своевременное согласование замены строительных материалов – верный способ оформить рассматриваемую замену, а также нивелировать опасность возникновения неблагоприятных последствий, отсутствием каких-либо согласовательных мероприятий.

Вам может быть интересно:
Договор строительного подряда – анализ важных положений


О возможностях логистического модуля ПК РИК и механизма калькуляций транспортных расходов.

​Исполнение договора строительного подряда – ключевые ошибки